Memasukkan jiwa dalam sistem

January 7, 2012 | Kehidupan | Share

Rasanya dah 3 tahun aku belajar dalam pembangunan sistem yang dipersijilkan. Satu 9000 dan satu lagi 1722. Diawal aku diperkenalkan sistem pengurusan ni masa aku dok belajar kat ukm. Masa tuh hanya belajar tanpa menghayati, hanya untuk lulus bagi naik pointer saja. Then lupa.

Masa kerja nih la baru aku, jumpa balik pertama sistem pengurusan diperkenalkan biasa la 9001 yang mana ada salah satunya aku terlibat sebagai pemilik proses. Impresi kali pertama, menyusahkan saja dimana sistem membuatkan kita jadi robot. Ditambah pula dengan satu pendapat prof.dari sebuah universiti terkenal menyatakan sistem membuatkan kita bodoh haha. Waktu tuh aku diperkenalkan dengan 1722, so kita yang takda ilmu nih pon percaya la bulat-bulat dan menambah dinding dalam pemikiran.

2008 sorang bos aku letakkan sasaran untuk bahagian yang aku kerja ni untuk membangunkan sistem pengurusan yang dipersijilkan mengikut 1722. Mencabar sebab waktu itu sistem 9001 yang cuba dilaksanakan tidak berjaya walaupun cuba dibuat dalam tempoh 4 tahun. Perancangan dibuat, dan dilaksanakan dalam skala yang kecil. Penghujung 2009 kami dapat, terima kasih rakan dan konsultan yang buat bersama-sama. Setahun kemudian 9001 pula diperolehi.

Dari satu tahun ke tahun, menguruskan sistem ini dan cuba kembangkan ke seluruh universiti, aku rasakan ada yang tak kena dalam sistem pengurusan yang ada. Masalah yang sama sentiasa berlaku apabila nak diaudit, walaupun data ada namun masalah beban kerja, kerja tak jalan, tunding menunding kerja masih lagi berlaku. Mengapa? Ya jika kita ikut sistem sepatutnya masalah akan kurang tapi masih berlaku masalah yang cuba diselesaikan.

Tahun demi tahun baru aku paham bahawa sistem ini bukan mengongkong tapi sebagai bantuan dan garis panduan kepada semua macam mana nak buat kerja. Ramai hanya buat kerja tapi tak memahami apa sebenarnya tugas mereka. Ini yang dikatakan sebagai robot, buat dan selesaikan tanpa memahami tugas dan hala tuju.

So tahun ini sasaran aku akan cuba memperkenalkan pengurusan yang bermula dari akar umbi. Aku melihat kepada basic pengurusan jabatan kerjaan iaitu pemantapan manual prosedur kerja. Ini kerana manual ini perlu diperkemaskan bagi setiap pekerja memahami fungsi dan tanggungjawab sebelum memperkemaskan prosedur yang dibangunkan. Ini kerana selama 3 tahun sistem yang dibuat dulu masih tidak menjadi budaya dikalangan pekerja. Ia hanya masih sekadar arahan dan keperluan bos sahaja. Nak menjadi amalan dan budaya masih jauh.

Aku harapkan pendekatan dari akar umbi boleh mengatasi masalah ini. Apapun aku kena ubah pendekatan kalau nak pastikan,sistem pengurusan ini berjaya. Dua tiga tempat dah aku cuba mempromosikan dan harap berjayalah tahun ni.

- Posted using BlogPress from my iPad